W ostatnich latach temat sztucznej inteligencji i cyfrowych narzędzi wspierających biznes powraca jak bumerang – wiele uwagi poświęca się przewidywaniom, jak AI zmieni procesy w takich dziedzinach, jak przemysł, finanse czy IT. W tym kontekście warto przyjrzeć się również branży transportowej – to właśnie tutaj potencjał automatyzacji i wykorzystania inteligentnych systemów może być wyjątkowo widoczny.
W tym artykule dowiesz się, jak systemy TMS i rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji wspierają firmy transportowe w codziennej pracy związanej między innymi z wprowadzaniem zleceń, fakturowaniem, planowaniem i monitorowaniem przewozów. Jeśli Twoja firma stoi dziś przed wyzwaniem optymalizacji swoich procesów, to właśnie teraz jest najlepszy moment, by wykorzystać potencjał AI i TMS.
Statystyki dotyczące europejskich rynków wskazują, że temat AI w transporcie wciąż bywa niesłusznie pomijany. Dobrze obrazują to dane z Polski – według informacji Głównego Urzędu Statystycznego, w 2024 roku tylko 6% firm transportowych deklarowało regularne wykorzystywanie AI w codziennych procesach. To wyraźny sygnał, że branża dopiero zaczyna dostrzegać potencjał tych rozwiązań – a zatem firmy, które zainwestują w nowoczesne technologie, mają realną szansę wyprzedzić konkurencję.
Największe bolączki firm transportowych – brak czasu i niedobór pracowników – to dokładnie te obszary, w których systemy TMS i rozwiązania oparte na AI mogą przynieść istotną pomoc. Branża od lat zmaga się nie tylko z deficytem kierowców, ale także brakiem spedytorów i dyspozytorów. Duża część ich codziennej pracy wciąż w znacznym stopniu opiera się na ręcznych czynnościach: wyszukiwaniu ładunków, wprowadzaniu danych, koordynowaniu zleceń – procesach powtarzalnych, angażujących i narażonych na błędy. Tu właśnie ujawnia się potencjał nowoczesnych systemów TMS, wspieranych przez rozwiązania AI. Automatyzacja wprowadzania zleceń, inteligentne planowanie tras oraz wsparcie w monitorowaniu przewozów i fakturowaniu pozwalają zdecydowanie zwiększyć efektywność.
Dla spedytorów jednym z najbardziej czasochłonnych obowiązków, jest ręczne wprowadzanie zleceń do systemów TMS – czynność żmudna, obarczona ryzykiem błędów i dodatkowo utrudniona przez fakt, że dokumenty zwykle spływają w różnych formatach: PDF, XLSX czy nawet zdjęcia w JPG. Paradoksalnie, w wielu firmach transportowych to właśnie ta pozornie prosta czynność bywa jedną z istotnych barier podczas wdrażania systemów TMS.
Tutaj ujawnia się potencjał narzędzi opartych na sztucznej inteligencji – asystent AI potrafi w kilka sekund przeanalizować dokument, przekształcić go w dane i automatycznie zaimportować do systemu. Rola spedytora sprowadza się tutaj wyłącznie do szybkiej weryfikacji, co pozwala ograniczyć ilość pracy bez ryzyka utraty kontroli nad procesem. W efekcie spedytor może poświęcić ten czas na działania przynoszące firmie realną wartość – pozyskiwanie nowych zleceń, planowanie tras, czy reagowanie na bieżące problemy.
Warto spojrzeć na liczby. Wyobraźmy sobie firmę, w której każdego dnia spedytorzy wprowadzają około 30 zleceń. Jeśli robią to manualnie, zajmie to średnio 3 minuty na jedno zlecenie, czyli łącznie około 600 minut w skali miesiąca. Oznacza to nawet 30 godzin pracy poświęconych wyłącznie na wpisywanie danych. W przypadku wykorzystania AI, gdzie cała pojedyncza operacja zajmuje mniej więcej 30 sekund, tą samą pracę można wykonać około 5 godzin. Różnica – ponad 25 godzin miesięcznie.
Rozwiązania oparte na AI zostały zaprojektowane tak, aby maksymalnie uprościć pracę spedytora i ograniczyć ilość błędów. Dobrym przykładem jest system fireTMS – po zalogowaniu do systemu i przejściu do zakładki wprowadzania ładunku wystarczy przeciągnąć plik z danymi zlecenia (np. PDF lub Excel). W ciągu kilku sekund dokument zostaje odczytany, a wszystkie pola w formularzu wypełniają się automatycznie. Przed zatwierdzeniem spedytor może zweryfikować poprawność danych, a komplet załączników pozostaje w systemie – dostępny w dowolnym momencie chociażby dla działu księgowości.
Podobny mechanizm oferuje Marcos TMS. Wbudowany moduł AI Zlecenia pozwala w identyczny sposób – poprzez przeciągnięcie lub załadowanie pliku – utworzyć nowe zlecenie z automatycznie uzupełnionymi danymi. W efekcie czynność, która tradycyjnie zajmuje kilka minut, zostaje skrócona do kilkudziesięciu sekund i nie wymaga powtarzalnego, manualnego wprowadzania informacji.
Kolejnym krokiem po dodaniu zlecenia, jest zaplanowanie trasy przejazdu. Tutaj także z pomocą przychodzi integracja TMS i AI. W fireTMS, po wprowadzeniu zlecenia z pomocą asystenta AI, system wykorzystuje mapy Here, aby wygenerować optymalną propozycję przejazdu. Algorytm uwzględnia zarówno miejsca załadunku i rozładunku, jak i parametry pojazdu, dzięki czemu zaproponowana trasa będzie odpowiednio dostosowana.
Oczywiście spedytor nie jest ograniczony do jednej, z góry narzuconej opcji – trasę można dowolnie modyfikować. W praktyce niezwykle przydatne okazują się dodatkowe ustawienia: możliwość omijania dróg płatnych, wykluczania konkretnych krajów, dopasowanie trasy do klasy emisji czy szacowanie kosztów opłat drogowych. Te ostatnie dane system potrafi od razu przypisać do zlecenia, co pozwala na bieżąco kalkulować wysokość prowizji.
W kontekście planowania trasy przejazdu, istotną kwestią jest także monitorowanie, czy kierowca faktycznie realizuje trasę zgodnie z założeniami. Właśnie do tego służy funkcja korytarzowania, która zyskuje coraz większą popularność w Marcos TMS – system porównuje zaplanowaną trasę z faktycznym przebiegiem przewozu. Spedytor otrzymuje informacje o liczbie kilometrów przejechanych przez kierowcę poza wyznaczonym korytarzem, a w razie odchylenia od planu, system może generować ostrzeżenie o wyjeździe poza określoną trasę.
Dzięki integracji systemu TMS – wzbogaconego o funkcje AI – z telematyką, taką jak GBox Assist, uproszczony zostaje proces komunikacji między firmą a kierowcą. Spedytor może za pomocą kilku kliknięć przesłać do pojazdu kompletny pakiet informacji: zaplanowaną trasę, godziny załadunku i rozładunku i inne wytyczne. Kierowca otrzymuje wszystkie dane w urządzeniu pokładowym i może raportować wykonanie poszczególnych etapów zlecenia, potwierdzać statusy oraz przesyłać dokumentację w formie cyfrowej.
Po dodaniu zlecenia i zaplanowaniu trasy naturalnym krokiem jest bieżące monitorowanie. To kolejny etap, w którym widać, jak duże znaczenie ma przejrzysty system i szybki dostęp do danych. W codziennej pracy spedytor mierzy się z wieloma wyzwaniami – od nieprzewidzianych zdarzeń na trasie, przez opóźnienia przy załadunku czy rozładunku, aż po braki w dokumentacji. Do tego dochodzi presja kosztów i niskich marż, co sprawia, że każdy błąd może znacząco odbić się na rentowności. Dużą rolę odgrywa tutaj TMS, który w jednym miejscu zbiera wszystkie najważniejsze informacje – status zlecenia, listę aktualnie realizowanych przewozów, szczegóły dotyczące przewoźników, planowany czas zakończenia przewozu i wiele innych. Spedytor ma możliwość szybkiego filtrowania danych, personalizacji widoku i, co najważniejsze, natychmiastowej reakcji, gdy tylko pojawią się nieprawidłowości.
Fakturowanie to etap, w którym często pojawiają się problemy – błędne dane, braki w dokumentach czy opóźnienia, które uderzają w płynność finansową firm. Warto podkreślić, że w transporcie problem opóźnień jest szczególnie dotkliwy, a branża TSL od lat zmaga się z jednymi z najwyższych wskaźników opóźnień płatniczych w gospodarce.
Proces fakturowania w nowoczesnych systemach TMS został zaprojektowany tak, aby maksymalnie odciążyć spedytorów i księgowość, a jednocześnie zminimalizować ryzyko błędów. W fireTMS każdy etap rozliczenia powiązany jest bezpośrednio z numerem zlecenia. Kierowca w trakcie realizacji przekazuje statusy i dokumenty, które są przypisane do konkretnego zlecenia i dostępne w systemie. Po ich weryfikacji spedytor może zakończyć zlecenie, a program automatycznie wygeneruje szkic faktury sprzedaży. Co ważne, wszystkie niezbędne parametry – numer konta, terminy płatności, waluta rozliczenia czy kursy wymiany – mogą być zdefiniowane z góry, dzięki czemu wygenerowany dokument jest kompletny i spójny.
Funkcjonalność obejmuje również:
Całość procesu rozliczeniowego odbywa się w obrębie jednego środowiska.
Podobne rozwiązania oferuje Marcos TMS. Odpowiednia konfiguracja umożliwia pełną automatyzację fakturowania – po spełnieniu zdefiniowanych warunków system sam generuje fakturę i wysyła ją do klienta. Jeśli któryś z wymaganych elementów nie zostanie spełniony (np. nie został spełniony warunek dodania załączników w określonym czasie), spedytor otrzyma automatyczne powiadomienie. W praktyce oznacza to więcej czasu dla spedytorów, mniej stresu w księgowości i stabilniejszą płynność finansową całej firmy.
.png)
