Wraz z wejściem w życie przepisów pakietu mobilności, od 2 lutego 2022 roku zasady delegowania kierowców w transporcie międzynarodowym uległy gruntownej zmianie. Jedną z największych nowości było uruchomienie scentralizowanego systemu IMI, który zastąpił dotychczasowe platformy krajowe, takie jak niemiecki Meldeportal czy francuski SIPSI.
.jpg)
Od tego momentu zgłoszenia delegowania kierowców, jak również działania organów kontrolnych państw członkowskich, prowadzone są w oparciu o jednolity, unijny mechanizm. W niniejszym artykule przyglądamy się obowiązkom, które spoczywają na przewoźnikach, wymaganym dokumentom oraz typowym błędom, popełnianym przez firmy transportowe. Przedstawimy również statystyki, które podsumowują pierwsze lata funkcjonowania systemu.
System IMI (z ang. Internal Market Information System) to dostępna w 27 językach sieć pozwalająca na szybką i bezpośrednią wymianę informacji pomiędzy organami publicznymi na obszarze Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Sama platforma z powodzeniem funkcjonuje już od 2008 roku, służąc między innymi do wymiany danych z obszaru kwalifikacji zawodowych i licencji, dokumentów urzędowych, usług czy praw pacjentów.
W kontekście delegowania kierowców system IMI pełni natomiast rolę centralnej platformy, służącej do składania obowiązkowych zgłoszeń przez firmy realizujące operacje transportowe w ramach międzynarodowych zleceń wewnątrz Unii Europejskiej. Portal umożliwia:
Komisja Europejska za pomocą systemu dąży do zwiększenia przejrzystości na rynku transportowym, poprawy skuteczności egzekwowania przepisów socjalnych oraz ograniczenia praktyk nieuczciwej konkurencji.
Zgodnie z przepisami pakietu mobilności do systemu muszą być zgłoszeni wszyscy kierowcy poruszający się pojazdami od 2,5 DMC, którzy wykonują przewozy kabotażowe (czyli transport pojazdem zarejestrowanym w jednym państwie członkowskim, w całości na terytorium innego kraju UE, po dostarczeniu tam ładunku w ramach przewozu międzynarodowego) oraz operacje typu cross-trade (transport towarów wykonywany między dwoma różnymi państwami, z pominięciem kraju siedziby przewoźnika).
Z delegowania wyłączone są przewozy tranzytowe i bilateralne (oraz kombinowane, wykonywane podczas przewozów bilateralnych).
Portal działa na podstawie rozporządzenia UE nr 1024/2012 w sprawie współpracy administracyjnej za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym i uchylającego decyzję Komisji 2008/49/WE („rozporządzenie w sprawie IMI”). System umożliwia zgłaszanie delegowania do wszystkich państw członkowskich za pomocą ujednoliconego wzoru, pozwala także na sprawne przekazywanie informacji pomiędzy organami administracyjnymi poszczególnych państw Unii Europejskiej oraz pomiędzy instytucjami kontrolnymi a firmami. Czas, w jakim przewoźnik musi odpowiedzieć na zapytanie służb kontrolnych, wynosi 8 tygodni. Komunikacja jest automatycznie tłumaczona na język odbiorcy, dlatego wszyscy użytkownicy systemu mogą posługiwać się swoim ojczystym językiem. System wysyła do użytkowników powiadomienia o nowych wnioskach, otrzymanych ostrzeżeniach, wezwaniach do uzupełnienia dokumentacji i odpowiedziach na zapytania.
Przewoźnik przed rozpoczęciem międzynarodowej operacji transportowej zobowiązany jest do zgłoszenia delegowania poprzez portal Posting Declaration – odrębnie dla każdego kierowcy i każdego kraju. W formularzu należy wskazać dane firmy, dane kierowcy, planowany okres delegowania, numery rejestracyjne pojazdów, a także osobę kontaktową do celów kontrolnych. Po zatwierdzeniu formularza system generuje potwierdzenie zgłoszenia – dokument, który kierowca powinien posiadać w pojeździe w formie fizycznej lub cyfrowej.
W ostatnim czasie w systemie IMI wdrożono przydatną aktualizację, która upraszcza proces zgłaszania kierowców. Numery rejestracyjne pojazdów nie muszą już być każdorazowo wpisywane pod nową deklarację – od teraz można przypisać je bezpośrednio do profilu przedsiębiorstwa. Dzięki temu przewoźnicy mają możliwość wcześniejszego zarejestrowania całej floty w ustawieniach konta firmowego. Wówczas zgłaszając kierowcę delegowanego, wystarczy jedynie wskazać odpowiedni pojazd.
Zmiana ta ogranicza ryzyko błędów podczas ręcznego wprowadzania danych, a także skraca czas potrzebny na przygotowanie zgłoszeń. Uproszczona została też procedura dodawania numerów rejestracyjnych – obecnie system umożliwia ich jednoczesne – zbiorcze wgranie, na przykład z plików tekstowych typu Word. Każdy numer zostaje automatycznie przypisany jako oddzielna pozycja w rejestrze pojazdów.
Aby dokonać zgłoszenia delegowania kierowców, w pierwszej kolejności należy utworzyć profil osoby obsługującej platformę. Wymaga to posiadania konta w unijnym systemie uwierzytelniania tożsamości użytkowników – EU Login. Rejestracja jest możliwa pod adresem: https://ecas.acceptance.ec.europa.eu/cas/eim/external/register.cgi
Zalecamy, aby uprawnienia do logowania posiadała więcej niż jedna osoba w firmie. W przypadku nieobecności osoby odpowiedzialnej za zgłoszenia, brak dostępu może czasowo sparaliżować cały proces (np. w razie konieczności przedłużenia delegowania o kolejne 6 miesięcy). W takiej sytuacji jedynym rozwiązaniem jest kontakt z helpdeskiem IMI i przejście procedury weryfikacyjnej, system nie dopuszcza bowiem zakładania drugiego konta na te same dane firmy.
Następnie należy stworzyć europejskie konto przedsiębiorstwa i dodać bazę kierowców. Przejście przez te kroki pozwoli na zgłoszenie wyjazdu służbowego pracownika poprzez system IMI. Każde zgłoszenie posiada indywidualny kod QR, który podczas kontroli jest używany do weryfikowania złożonej deklaracji. Konieczne jest, aby kierowca posiadał zgłoszenie delegowania w swoim pojeździe – w wersji elektronicznej lub papierowej.
Oto lista dokumentów, które najczęściej trzeba przekazać organom podczas ewentualnej kontroli systemowej:
Maksymalny czas zgłoszenia wynosi 6 miesięcy – po tym okresie konieczne jest odnowienie deklaracji. Należy pamiętać, aby na bieżąco aktualizować wszelkie zmiany, np. numery rejestracyjne pojazdów wykorzystywanych podczas przewozów.
Zgłoszenie do systemu musi być wykonane osobno dla każdego kraju, w którym kierowca będzie wykonywał kabotaż lub cross-trade. Rozwiązaniem, które oszczędza dużo czasu, jest w takiej sytuacji przekopiowanie danych z poprzednich deklaracji i aktualizacja nazwy państwa. Wytyczne zgłaszania w systemie IMI wskazują, że deklaracja powinna być wysłana nie później niż w momencie rozpoczęcia delegacji przez kierowcę. Okres delegowania musi mieścić się w przedziale od 24 godzin do 6 miesięcy. Konieczne jest, aby wszelkie wskazane informacje (w tym również np. dane adresowe kierowcy) były aktualne.
W zgłoszeniu delegacji powinny znaleźć się następujące informacje:
W deklaracji należy również określić rodzaj przewozu (istnieje możliwość jednoczesnego wybrania przewozów kabotażowych i cross-trade) oraz wskazać przewidywaną datę rozpoczęcia i zakończenia delegacji.
Jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez przewoźników podczas kontroli delegowania w systemie IMI dotyczy przekazywania niewłaściwej ewidencji czasu pracy. Wbrew powszechnemu przekonaniu, nie chodzi tutaj o pełną miesięczną ewidencję obejmującą wszystkie godziny pracy, dyżury czy nieobecności kierowcy. Organy kontrolne zainteresowane są wyłącznie ewidencją czasu pracy przypadającą na terytorium danego państwa, w ramach wykonywanych przewozów typu cross-trade lub kabotaż. W przypadku przesłania ogólnego, zbiorczego dokumentu, służby zwracają się z dodatkowymi pytaniami lub wzywają do uzupełnienia braków, argumentując, że dostarczony dokument nie spełnia wymogów.
Dobrym przykładem właściwie przygotowanego raportu jest ewidencja czasu pracy za granicą generowana w programie 4Trans, która zawiera między innymi informacje o datach przekroczenia granicy, liczbie przepracowanych godzin w danym kraju, obowiązującej stawce i warunkach rozliczenia – zgodnych z przepisami państwa przyjmującego.
Innym uchybieniem wykrywanym często podczas kontroli, jest niespójność między dokumentacją przewozową a danymi zapisanymi w tachografie. Od 2025 roku wszystkie tachografy wykorzystywane w ruchu międzynarodowym rejestrują lokalizacje pojazdu przy załadunku i rozładunku, co znacząco zwiększa dokładność kontroli – organy nadzoru mają więc możliwość łatwego porównania danych z tachografu z informacjami zawartymi w dokumentach przewozowych. Rozbieżności dotyczące dat oraz miejsc rozpoczęcia i zakończenia transportu mogą wzbudzić wątpliwości co do rzetelności rozliczenia i spowodować wszczęcie postępowania wyjaśniającego lub nałożenie sankcji.
Po ponad trzech latach działania – do marca 2025 roku – w systemie zarejestrowano ponad 81 500 firm transportowych i 1,52 miliona kierowców, a liczba zgłoszeń przekroczyła 46,7 miliona.
Jeśli chodzi o krajowy udział w liczbie zgłoszeń, Polska, Litwa i Rumunia pozostają niekwestionowanymi liderami. Według danych z lutego 2025 roku to właśnie przewoźnicy z tych państw zgłosili odpowiednio 19 625 000, 11 176 752 oraz 5 514 671 delegacji. Najczęściej wskazywanymi państwami przyjmującymi delegowanych kierowców są z kolei: Niemcy – łącznie 3 991 228 zgłoszeń, Francja – 3 902 274, oraz Belgia – 3 369 385. To jednoznacznie wskazuje, które rynki są dziś najbardziej aktywne w europejskim transporcie.
%20(1).png)
