Tak, w programie 4Trans dostępny jest raport numer 131 – „Czynności szczegółowe z karty kierowcy”, który umożliwia wygenerowanie listy aktywności z włączoną funkcją OUT. Przed wygenerowaniem raportu należy pamiętać o skonfigurowaniu filtrów. Zestawienie prezentuje szczegółowe informacje dotyczące godzin rozpoczęcia, zakończenia oraz czasu trwania wybranych wcześniej czynności (np. jazdy). Dla każdego zdarzenia osobno podawane są dodatkowe dane, takie jak numer rejestracyjny pojazdu, liczba przejechanych kilometrów (czas jazdy), informacja o rejestracji czynności w ramach jazdy zespołowej oraz oznaczenie, czy czynność została zakwalifikowana jako prom/pociąg i/lub tryb OUT.
Program 4trans wyświetla użytkownikom informację o błędach po wykonaniu rozliczenia na:- Ewidencji czasu pracy [201] - m.in. rozbieżności pomiędzy godzinami normatywnymi a planowanymi, co sugeruje konieczność weryfikacji rocznego harmonogramu pracy,- Liście ewidencji [204] – wskazówki w hintach.W przypadku Klientów korzystających z 4Trans PRO, użytkownicy mają dostęp do listy dodatkowych ostrzeżeń i alertów na przeliczeniu zbiorczym, na przykład: praca w dniu urlopu czy urlop w zdefiniowanym dniu wolnym.Aby ograniczyć ryzyko wystąpienia błędów w rozliczeniach, warto skorzystać z funkcjonalności AKD Wsparcie (dostępnej w ramach 4Trans PRO), która przyśpiesza i ułatwia proces kompletowania danych niezbędnych do wykonania rozliczenia.Zobacz więcej szczegółów naszego rozwiązania 4Trans PRO >>> (https://inelo.pl/produkty/oprogramowanie-dla-transportu/4trans-pro-2/)
Program 4Trans przewiduje dwa sposoby uwzględniania dodatkowego dnia wolnego za święto przypadające w sobotę:1. Dla wszystkich kierowców wyznaczono jeden wspólny dzień wolny – w takim przypadku można wprowadzić dodatkowy dzień wolny w lokalizacji Dane podstawowe -> Święta i dni wolne. Na ewidencji wyznaczony dzień wolny zostanie wyodrębniony innym kolorem.2. Każdemu kierowcy indywidualnie udzielono dnia wolnego za święto – ten sposób wymaga obniżenia planu w wyznaczonym dniu. W tym celu należy nanieść zmiany w harmonogramie rocznym lub wprowadzić dzień wolny z poziomu ewidencji czasu pracy przed jej rozliczeniem.W przypadku braku udzielenia dodatkowego dnia wolnego program 4Trans wyświetla odpowiednie ostrzeżenie na ewidencji czasu pracy.Dla Klientów korzystających z 4Trans PRO informacje te zostaną dodatkowo zaprezentowane w postaci zbiorczej listy alertów wskazującej na nieprawidłowości w rozliczonych ewidencjach.
Czas przeznaczony na szkolenie BHP kierowca powinien zarejestrować na karcie poprzez wpis manualny lub na wykresówce wyrysowując aktywność innej pracy na rewersie tarczy. W przypadku braku zarejestrowania szkolenia przez kierowcę, pominięte aktywności należy uzupełnić w programie 4Trans, dodając czynność innej pracy w godzinach właściwych dla jego czasu trwania. Następnie można przystąpić do wykonania rozliczenia ewidencji czasu pracy. Brak zarejestrowania szkolenia BHP na karcie kierowcy/wykresówce, jak również nieuwzględnienie tej aktywności na ewidencji może skutkować nałożeniem kary podczas ewentualnej kontroli.
W przypadku błędnie zarejestrowanej aktywności innej pracy/dyspozycji, w pierwszej kolejności kierowca powinien wykonać wydruk, na którego rewersie umieszcza adnotację informującą o popełnionym błędzie. W przypadku wykresówki – opis powinien znaleźć się na rewersie tarczy. Na podstawie sporządzonego wyjaśnienia, użytkownik 4Trans może usunąć błędnie zarejestrowane aktywności, a następnie przystąpić do wykonywania analiz i rozliczenia czasu pracy. Proszę pamiętać, że błędne rejestrowanie aktywności innej pracy i dyspozycji (ręcznie - poprzez wpis manualny lub automatycznie) to naruszenie, za które grozi kara przewidziana w taryfikatorze.Do weryfikacji potencjalnie błędnie zarejestrowanych aktywności można posłużyć się raportem "Czynności szczegółowe z karty kierowcy" (131) lub skorzystać z opcji automatycznej analizy dostępnej w ramach funkcjonalności AKD Wsparcie. https://www.youtube.com/watch?v=6gLWE87h0I8Zobacz więcej szczegółów naszego rozwiązania https://inelo.pl/produkty/oprogramowanie-dla-transportu/4trans-pro-2/
Wyżej opisana sytuacja ma miejsce, gdy użytkownik programu w pierwszej kolejności doda nowego pracownika w lokalizacji Dane podstawowe -> Pracownicy, a następnie do programu zostanie wgrany odczyt z karty kierowcy (który powoduje powstanie nowego rekordu z danymi odczytanymi bezpośrednio z karty).W takiej sytuacji należy usunąć pierwszy wpis (dodany ręcznie), a pozostałe dane kierowcy uzupełnić w ramach rekordu utworzonego podczas wgrywania odczytu z karty kierowcy.W związku z powyższym zalecamy, aby wstrzymać się z dodawaniem nowych pracowników do programu 4Trans do czasu wgrania pierwszego odczytu.
Wprowadzenie nieobecności kierowców do programu 4Trans jest jednym z kluczowych elementów warunkujących prawidłowe rozliczenie czasu pracy. Każda nieobecność (np. urlop wypoczynkowy/bezpłatny, zwolnienie chorobowe) powinna zostać uwzględniona również na ewidencji czasu pracy celem odwzorowania stanu faktycznego. Należy pamiętać, że poszczególne typy nieobecności mają wpływ na wysokość wynagrodzenia oraz inne składniki (np. ryczałty). Wszelkie nieobecności należy wprowadzić do programu 4Trans przed przystąpieniem do rozliczenia. Uzupełnienie tych danych po rozliczeniu ewidencji powinno skutkować wykonaniem korekty.
Zmianę warunków zatrudnienia kierowcy (tj. wymiar etatu, angaż, stawki wynagrodzenia) należy uwzględnić w programie 4Trans przez wprowadzenie aneksu do trwającej umowy o pracę. Jeżeli zmiana ta dotyczy większej liczby kierowców, można posłużyć się w tym celu multiakcją (opcja dostępna z poziomu: Dane podstawowe -> Pracownicy -> Zmień dane dla zaznaczonych rekordów -> Modyfikuj aktualną umowę -> Dodaj aneks). Modyfikacje parametrów zatrudnienia wymagają każdorazowo aktualizacji harmonogramu rocznego. Brak takiego działania spowoduje błędne rozliczenie ewidencji czasu pracy.
Program 4Trans umożliwia wyznaczenie dodatkowego składnika wynagrodzenia, który będzie uzupełniał wynagrodzenie brutto do wskazanej przez użytkownika kwoty netto.
Aktualnie w pojazdach do 3,5 t DMC nie ma obowiązku montowania tachografów, które będą rejestrować aktywności na karcie kierowcy. W takim przypadku wskazane aktywności należy wprowadzić ręcznie przy pomocy kart drogowych lub poprzez dodanie wirtualnych wykresówek. W przyszłości planowane jest dodanie opcji importu aktywności z plików xls. Dalszy proces rozliczenia wynagrodzenia przebiega w analogiczny sposób, jak w przypadku kierowcy posługującego się kartą kierowcy.
Nie można.
Dane z zewnętrznych systemów mogą zostać zaimportowane do 4Trans, jeśli struktura pliku jest zgodna z oczekiwaniem producenta programu. W pomocy zostały opisane wymogi dotyczące przytoczonej struktury.
W pytaniu nie zostało uszczegółowione o jakich danych mowa. Większość danych z programu da się wyeksportować do formaty xls. W przypadku braku funkcjonalności można przesłać wypełniony formularz propozycji zmiany dostępny na naszej stronie.
Na chwilę obecną nie jest planowane dołożenie takiej funkcjonalności.
W kwestii zwiększenia szybkości działania programu 4Trans warto się skontaktować z Działem Serwisu mailowo bądź telefonicznie.
Link do pobrania programu jest wysyłany mailem przez Dział Realizacji po zakupie programu.
Rozliczenia to moduł programu 4Trans, który pozwala na tworzenie ewidencji czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń kierowców oraz rozliczanie delegacji.
W programie 4Trans jest kilka sposobów na stworzenie delegacji. Sposób graficzny - na podstawie zaczytanych aktywności z kart kierowców/wykresówek oraz drugi sposób, polegający na wprowadzeniu początku i zakończenia podróży służbowej. Po zapisaniu delegacji można wygenerować niezbędne raporty.
Instrukcja aktualizacji jest dostępna pod linkiem: https://faq.inelo.pl/knowledge-base/jak-pobrac-aktualizacje-programu-4trans-korzystajac-z-aplikacji-updater/
Instrukcje są dostępne na naszej stronie internetowej - https://inelo.pl/strefa-klienta-4trans/ w sekcji Pliki do pobrania > Instrukcje użytkownika 4Trans. Można też skorzystać z pomocy w programie (skrót klawiszowy F1).
Kierowca może wykorzystać skaner, który jest opcjonalny dla telematyki GBOX Assist. Zeskanowane dokumenty mogą podpiąć się bezpośrednio do realizowanego aktualnie zlecenia. Dzięki temu, każde zlecenie może być zafakturowane niezwłocznie po zakończeniu zadania, co przyspieszy płatność.
Tak, systemy TMS wspierają operacje przepinek i przeładunków. Narzędzia te pozwalają spedytorowi odpowiednio zaplanować trasę z uwzględnieniem przepinki na trasie. Takie gotowe planowania można wysłać na telematykę kierowcy, gdzie dostanie od konkretne zadania: załadunku, wypinki i rozładunku. Dzięki temu minimalizujemy potencjalne błędy w planowaniu i przekazywaniu inforamcji do kierowcy. Dodatkowo spedytor widzi w ramach harmonogramu zleceń plan każdego pojazdu na wybrany okres czasu.
Systemy TMS pozwalają na dodawanie kosztów dotyczących między innymi floty czy kierowców. Dodatkowo można skrócić czas wprowadzania kosztów za pomocą importu plików z kart paliwowych czy systemów opłat drogowych, dzięki temu wydatki przypiszą się do odpowiednich pojazdów. Można również usprawnić dodawanie kosztów gotówkowych - kierowcy mogą je raportować za pomocą aplikacji mobilnej lub komputera telematycznego Assist.
Tak, systemy TMS wspierają operacje przepinek i przeładunków. Narzędzia te pozwalają spedytorowi odpowiednio zaplanować trasę z uwzględnieniem przepinki na trasie. Takie gotowe planowania można wysłać na telematykę kierowcy, gdzie dostanie od konkretne zadania: załadunku, wypinki i rozładunku. Dzięki temu minimalizujemy potencjalne błędy w planowaniu i przekazywaniu informacji do kierowcy. Dodatkowo spedytor widzi w ramach harmonogramu zleceń plan każdego pojazdu na wybrany okres czasu.
Tak, podczas wprowadzania nowego klienta do systemu jego numer NIP jest weryfikowany między innymi w bazie VIES, gdzie można sprawdzić czy jest on aktywny. Dodatkowo możemy nadawać takiemu klientowi określony limit kredytowy, powyżej którego nie przyjmiemy kolejnych zleceń, do czasu spłaty poprzednich. Zleceniodawce można również zablokować i oznaczyć jako złego płatnika, aby spedytorzy nie brali od tej firmy kolejnych frachtów.
Papierowe karty drogowe można całkowicie zastąpić ich elektronicznym odpowiednikiem. Wykorzystujemy tutaj integrację telematyki Gbox Assist z systemami TMS. Kierowca za pomocą urządzenia może otwierać i zamykać karty drogowe, oraz raportować wykonanie zadań, poniesiony koszty czy tankowania. Te wszystkie dane wraz z pobranymi stanami liczników zbierane są w systemie TMS jako Elektroniczna Karta Drogowa, która tworzy się w czasie rzeczywistym i oszczędza prace kierowców i osób rozliczających.
Tak, systemy TMS pozwalają na wygenerowanie pliku JPK, który możemy przekazać dalej na przykład do naszej księgowości.
Tak, systemy TMS mają opcje integracji z systemami księgowymi, zakres i metoda integracji zależy od wybranego systemu TMS i programu księgowego oraz jego wersji.
Systemy TMS posiadają wiele rozwiązań ułatwiających planowanie. Jednym z nich jest grafik zleceń czyli miejsce, gdzie spedytor widzi na jednym widoku pojazdy, oś czasu oraz realizowane przez nie zlecenia. Dodatkowo na grafiku możemy widzieć nieobecności kierowców czy planowane serwisy pojazdów i dzięki temu uniknąć pomyłek przy planowaniu.
Systemy TMS mogą być opcjonalnie wyposażone w mapy, które po wyznaczeniu trasy wyświetlają koszty opłat drogowych z uwzględnieniem wymiarów pojazdu czy normy emisji spalin. Może to pomóc spedytorowi podczas kalkulacji opłacalności zlecenia.
Automatyczna windykacja i wysyłanie przypomnień o płatnościach to jedne z funkcjonalności systemów klasy TMS. Dzięki odpowiedniej konfiguracji nasi klienci mogą dostawać powiadomienia – na przykład tydzień przed wymaganym terminem, lub w przypadku opóźnienia dostawać automatycznie wezwania do zapłaty.
Systemy TMS posiadają terminarze, które pomagają pilnować terminów dotyczących pojazdów czy pracowników. Można w nich ustawić na przykład przeglądy techniczne, terminy ubezpieczeń, ważności gaśnic czy badań kierowcy. Dodatkowo możliwe jest aktywowanie alertów na przykład tydzień przed końcem danego terminu.
Systemy TMS mają możliwość monitorowania terminów płatności zarówno przychodzących, jak i wychodzących. Opcjonalne jest również eksportowanie paczek przelewów czy integracje z systemami finansowo-księgowymi.
Tak, można wykorzystać do tego system TMS (na przykład FireTMS lub Nawigator), gdzie faktury mogą być wystawiane automatycznie po zakończeniu zlecenia. Dodatkowo systemy te mają integrację z eNadawcą poczty polskiej i przygotowują gotowe koperty z danymi naszego kontrahenta, a następnie same śledzą, czy przesyłka została odebrana przez zleceniodawcę.
Program, w którym można rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne na podstawie aktywności kierowcy i danych pobranych z karty kierowcy. Pozwalający zautomatyzować dane, działający zgodnie z aktualnymi przepisami oraz na bieżąco aktualizowany. Wszystkie takie możliwości posiada program 4Trans.
Podstawowym narzędziem do wystawiania zleceń jest system TMS (np. FireTMS lub Nawigator). Pozwala on również na wysłanie zlecenia i trasy do kierowcy, rozliczenie i fakturowanie czy raportowanie rentowności.
Najlepszy program dla małej firmy transportowej to system TMS, który dostępny jest w "chmurze", czyli poprzez przeglądarkę w komputerze. Nie wymaga on posiadania serwerów czy długich wdrożeń. Przykładem takiego rozwiązania jest FireTMS, którego uruchomienie to kwestia wpisania loginu i hasła.
System zarządzania transportem (TMS) oferuje wiele korzyści dla firm zajmujących się logistyką i transportem, ale ma również pewne wady. Oto kilka głównych zalet i wad systemu TMS:Zalety systemu TMS:Optymalizacja tras: TMS umożliwia optymalizację tras transportowych, co pozwala na zmniejszenie kosztów paliwa, czasu podróży i zwiększenie efektywności dostaw. System uwzględnia różne czynniki, takie jak ograniczenia czasowe, koszty i preferencje klientów.Wady systemu TMS:Wysokie koszty implementacji: Wdrożenie systemu TMS może wiązać się z wysokimi kosztami, zarówno związanymi z zakupem oprogramowania, jak i z dostosowaniem go do indywidualnych potrzeb firmy. Dodatkowo konieczne może być przeszkolenie personelu i zintegrowanie systemu z istniejącymi systemami informatycznymi.
Zalety: Automatyzacja i optymalizacja: TMS umożliwia automatyzację wielu interakcji związanych z zarządzaniem transportem, co może pomóc w poprawie efektywności i optymalizacji kosztów. Może również pomóc w planowaniu tras, alokacji zasobów i optymalizacji załadunku pojazdów. Systemy TMS są dostępne w róznych wersjach i mogą być rozbudowywane wraz z rozwojem danej firmy i zmianą ich potrzeb. Dzięki TMS możemy kompleksowo zarządzać procesami od podjęcia zlecenia po jego realizacje i późniejsze rozliczenie i weryfikację rentowności. W zależności od stopnia skomplikowania wdrażanej konfiguracji programu chwilowymi niedogodnością może być przestawienie się pracowników z analogowych metod pracy lub innych systemów, czyli odpowiednie wdrożenie tej zmiany wewnątrz firmy.
Na rynku istnieje wiele programów korzystnych dla branży TSL, a najlepsze rozwiązanie zależy od potrzeb przedsiębiorstwa. Możemy do nich zaliczyć: Navigator Marcos TMS czy fireTMS.Warto wiedzieć, że wybór najlepszego oprogramowania dla transportu i logistyki zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Przed podjęciem decyzji, że warto skorzystać z pomocy i skonsultować się z oprogramowaniem, aby znaleźć rozwiązanie najlepiej zoptymalizować działanie.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na wskazane pytanie. Cyfryzacja może rozwiązać problemy z biurokracją, automatyzacją, komunikacją wewnętrzną, obiegiem dokumentów, usprawnić procesy. Cyfryzacja powinna spełniać oczekiwania klienta oraz być dostosowywana indywidualnie.
