Przedsiębiorcy w odpowiedzi na wyzwania, takie jak rosnące koszty pracy, coraz częściej sięgają po alternatywne formy współpracy z kierowcami, które z jednej strony oferują większą elastyczność i potencjalne oszczędności, z drugiej – wymagają dobrej znajomości przepisów i skutecznego unikania błędów formalnych. Wokół tego typu umów narosło jednak wiele nieporozumień, uproszczeń, a czasem mitów, które nie mają wiele wspólnego z rzeczywistością.
.webp)
W tym artykule przyglądamy się najpopularniejszym rozwiązaniom – analizujemy, co jest opłacalne i zgodne z prawem, a które scenariusze lepiej od razu wykreślić z planu działania. Jeśli chcesz podejmować decyzje kadrowe na podstawie faktów, a nie krążących opinii – czytaj dalej!
To rozwiązanie cieszy się rosnącą popularnością wśród przewoźników szukających większej elastyczności w zatrudnianiu i realnego obniżenia kosztów operacyjnych. Trzeba jednak pamiętać, że kierowca na umowie zleceniu nie może wykonywać obowiązków w okolicznościach spełniających w praktyce przesłanki stosunku pracy – w przeciwnym razie istnieje ryzyko zakwestionowania takiej formy współpracy przez organy kontrolne.
Wynagrodzenie wypłacane kierowcy na podstawie umowy zlecenia może zostać ujęte w kosztach uzyskania przychodu, co automatycznie obniża podstawę opodatkowania w firmie. Taki model współpracy daje również większą swobodę – nie obowiązują tu przepisy Kodeksu Pracy, a zatem nie ma konieczności wypłaty świadczeń, takich jak urlop wypoczynkowy czy zasiłek chorobowy. Co więcej, po spełnieniu określonych warunków, możliwe jest także uniknięcie konieczności opłacania pełnych składek na ubezpieczenia społeczne, co może dawać spore oszczędności – tak istotne w obliczu dynamicznie rosnących kosztów prowadzenia działalności.
Samozatrudnienie to model, w którym osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą na własny rachunek, świadcząc usługi dla kontrahentów na podstawie umów cywilnoprawnych (w tym na podstawie umowy zlecenia). Nie powstaje tu stosunek pracy, a odpowiedzialność za realizację zlecenia, rozliczenia i właściwą organizację czasu pracy spoczywa w całości na samozatrudnionym. Dla firm transportowych tego typu współpraca to dobre rozwiązanie np. w razie choroby etatowego kierowcy, a także podczas okresowych braków kadrowych czy zwiększonego natężenia pracy w szczycie sezonu. Sprzyja temu również większa elastyczność, związana z możliwością szybszego rozwiązania umowy – bez okresu wypowiedzenia wymaganego w umowach o pracę.
W porównaniu z umowami o pracę zlecenie wiąże się również z mniejszą ilością obowiązków administracyjnych, co odciąża dział kadr i księgowość. Korzyści dla firm obejmują również szereg kwestii finansowych. W określonych przypadkach, np. gdy zleceniobiorca jest już ubezpieczony z innego tytułu, firma nie ma obowiązku opłacania pełnych składek ZUS. Nie obowiązują również płatne urlopy i zasiłek chorobowy – chyba że zleceniobiorca sam opłaca składki.
Ten model współpracy bywa korzystny dla obu stron, o ile jest stosowany świadomie i zgodnie z obowiązującym prawem. W przeciwnym razie może przynieść więcej problemów niż oszczędności – na co trzeba zwrócić szczególną uwagę? Odpowiedź znajdziesz w dalszej części artykułu.
Odpowiedź na to pytanie, podobnie jak w przypadku wszystkich innych form zatrudnienia, nie jest oczywista. Wszystko zależy od indywidualnych priorytetów i predyspozycji. Z punktu widzenia kierowcy, samozatrudnienie to przede wszystkim większa autonomia – możliwość samodzielnego decydowania o najważniejszych kwestiach, takich jak zakres współpracy, stawki czy liczba przyjmowanych zleceń. Istotnym atutem jest także brak ograniczeń w liczbie kontrahentów, co realnie zwiększa elastyczność zawodową i pozwala na lepsze dopasowanie grafiku do indywidualnych preferencji. Z perspektywy finansowej to często realna szansa na wyższe dochody, zwłaszcza przy dobrze prowadzonym modelu rozliczeń oraz możliwości odliczania kosztów prowadzenia działalności. Jednocześnie dla firm współpracujących z kierowcami na zasadzie B2B oznacza to niższe koszty zatrudnienia – przede wszystkim w zakresie wspomnianych wcześniej składek ZUS i świadczeń pracowniczych.
Dla wielu kierowców argumentem przemawiającym za przejściem na własną działalność jest również potencjalne zwiększenie zdolności kredytowej, co bywa pomocne przy zakupie pojazdu lub inwestycji w sprzęt. Trzeba jednak pamiętać, że większa niezależność to także większa odpowiedzialność – zarówno formalna, jak i finansowa. Kierowca prowadzący działalność nie korzysta z ochrony Kodeksu Pracy: nie przysługuje mu urlop wypoczynkowy ani świadczenia chorobowe – nie ma zatem takiej stabilności, jaką mają pracownicy etatowi.
Samozatrudnienie to dla kierowcy także szereg obowiązków formalnych – pozyskiwanie zleceń transportowych, prowadzenie księgowości, opłacanie należnych składek (zdrowotne, emerytalne, rentowe, wypadkowe), a także – co szczególnie ważne w branży transportowej – ponosi odpowiedzialność za ewentualne szkody powstałe podczas realizacji przewozu, co często wiąże się z koniecznością wykupienia odpowiednich polis ubezpieczeniowych.
Współpraca z kierowcami na podstawie umów cywilnoprawnych nie zwalnia przewoźników z obowiązku stosowania się do regulacji dotyczących minimalnej stawki godzinowej. Jest to bezwzględne minimum, które musi zostać zapewnione każdemu zleceniobiorcy, niezależnie od treści umowy czy formy rozliczenia.
Zgodnie z obwieszczeniem Prezesa Rady Ministrów, od 1 stycznia 2025 roku minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto. Zleceniodawca zobowiązany jest do wypłaty wynagrodzenia co najmniej tej wysokości za każdą godzinę świadczenia usług. Naruszenie tego obowiązku, czyli wypłata wynagrodzenia poniżej tej wartości, skutkuje wysokimi sankcjami administracyjnymi – grzywną w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.
Jak wynika z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu, firma musi przechowywać dokumenty określające sposób potwierdzania oraz faktyczną liczbę godzin wykonywania zlecenia/świadczenia usług. Jeżeli sposób potwierdzania liczby godzin nie został określony w umowie, zleceniobiorca musi przedłożyć pracodawcy – w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej – zestawienie godzin przed wypłatą wynagrodzenia. Może to nastąpić np. w ramach wystawionej faktury lub osobnego załącznika.
Przewoźnik, jako strona korzystająca z usług, jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej z ewidencją godzin przez okres co najmniej trzech lat od dnia wymagalności wynagrodzenia.
W realiach coraz częstszych i rygorystycznych kontroli PIP w firmach transportowych brak przemyślanych procedur w tym zakresie może skutkować karami finansowymi, a także poważnymi konsekwencjami prawnymi i wizerunkowymi.
Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, kierowca wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe – niezależnie od podstawy prawnej – nie może być traktowany jako osoba odbywająca podróż służbową. Wynika to jednoznacznie zartykułu 26f ustawy o czasie pracy kierowców, który wyłącza stosowanie konstrukcji „podróży służbowej” w odniesieniu do kierowców wykonujących zadania przewozowe poza granicami kraju.
Z perspektywy przewoźnika cywilnoprawny model współpracy może generować wymierne korzyści finansowe, o których była już mowa wcześniej. Warto jednak podkreślić, że brak obowiązków charakterystycznych dla relacji pracowniczej nie oznacza pełnej dowolności w kształtowaniu warunków współpracy. Przewoźnik wciąż odpowiada za zgodność organizacji pracy z obowiązującymi przepisami, w tym w szczególności za zgodność z ustawą o czasie pracy kierowców, przepisami transportowymi UE oraz regulacjami dotyczącymi delegowania.
W konsekwencji, choć cywilnoprawna forma zatrudnienia eliminuje część obowiązków formalnych, niesie również określone ryzyka – w szczególności w zakresie interpretacji charakteru współpracy przez organy kontrolne, np. Państwową Inspekcję Pracy czy ZUS.
Jedną z potencjalnych korzyści wynikających z zawarcia umowy zlecenia z kierowcą jest możliwość ograniczenia obowiązków składkowych po stronie przewoźnika. Zwolnienie z opłacania składek na ubezpieczenia społeczne jest jednak warunkowe – przysługuje wyłącznie wtedy, gdy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia, z którego podstawa wymiaru składek wynosi co najmniej tyle, ile aktualne minimalne wynagrodzenie za pracę. W takim przypadku obowiązkowa pozostaje wyłącznie składka zdrowotna.
Choć ta konstrukcja jest często wykorzystywana w branży transportowej jako narzędzie optymalizacji kosztów, należy pamiętać o granicach wyznaczonych przez obowiązujące przepisy. Zgodnie z art. 22 § 1² Kodeksu pracy oraz orzecznictwem sądowym, niedopuszczalne obchodzenie prawa poprzez zastępowanie umowy o pracę umową cywilnoprawną w sytuacji, gdy sposób wykonywania obowiązków wskazuje na realne istnienie stosunku pracy.
Dla przewoźników oznacza to jedno: niewłaściwa kwalifikacja prawna współpracy z kierowcą niesie poważne ryzyko – zarówno w kontekście kontroli ZUS lub PIP, jak i odpowiedzialności cywilnej. Optymalizacja kosztów nie może oznaczać działań, które w fikcyjny, nieuprawniony sposób zmieniają zatrudnienie kierowcy w oparciu o umowę o pracę na formę cywilnoprawną.
Przewoźnicy powinni dokładnie znać granicę pomiędzy umową zlecenia a stosunkiem pracy – brak właściwego rozróżnienia może okazać się ryzykowny dla pracodawcy. W dobie coraz bardziej restrykcyjnych kontroli, szczególnie w branży TSL, nieprawidłowe kwalifikowanie relacji z kierowcami może skutkować poważnymi konsekwencjami dla całej organizacji. Na co należy zwrócić największą uwagę?
W praktyce operacyjnej firm transportowych zdarzają się sytuacje, w których umowa zlecenia zawiera elementy charakterystyczne dla stosunku pracy. Jeżeli z treści umowy wynika, że kierowca:
to wówczas niezależnie od tytułu prawnego, zgodnie z aktualnymi przepisami mamy de facto do czynienia z nawiązaniem stosunku pracy.
W takim przypadku zleceniodawca – działający w praktyce jak pracodawca – naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w Kodeksie Pracy. Stwierdzenie przez organy państwowe, że warunki współpracy spełniają przesłanki stosunku pracy, skutkuje obowiązkiem przekształcenia umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę – ze skutkiem wstecznym.
W efekcie przewoźnik zobowiązany jest do uregulowania wszelkich należności wynikających z ustawowych uprawnień pracowniczych:
Wnioski? Forma prawna umowy nie ma znaczenia, jeśli jej treść i sposób realizacji odpowiadają stosunkowi pracy. Próby obejścia przepisów za pomocą konstrukcji cywilnoprawnych mogą być nieskuteczne oraz generują realne ryzyka finansowe i prawne.
Jak pisaliśmy już na naszym blogu, w sytuacji regularnie pogłębiającego się niedoboru kierowców zawodowych w Europie – którego skalę szacuje się obecnie na ponad 230 tysięcy wakatów, a w ciągu kilku lat – nawet na 745 tys. – coraz więcej firm transportowych kieruje swoją uwagę ku zatrudnianiu cudzoziemców.
Oczywistym faktem jest, że niezależnie od narodowości kierowcy, przedsiębiorca zobowiązany jest do bezwzględnego przestrzegania zasady równego traktowania w zatrudnieniu, zarówno pod względem warunków pracy, jak i wynagrodzenia. Zatrudnianie cudzoziemców w branży TSL jest jedną z odpowiedzi na problem deficytu kadrowego, jednak wymaga wysokiego poziomu zgodności z regulacjami migracyjnymi i przepisami prawa pracy. Jest to dość złożony proces, a jego szczegóły w dużej mierze zależą od obywatelstwa potencjalnego kierowcy. W wielu przypadkach standardowa procedura obejmuje między innymi:
Z perspektywy polskiego przewoźnika, kontrola i uregulowanie kwestii dokumentacyjnych kierowcy to działanie niezbędne dla zachowania zgodności z krajowymi i unijnymi przepisami, a tym samym dla uniknięcia ryzyka sankcji administracyjnych, kar finansowych czy zatrzymania pojazdu podczas kontroli.
Zatrudnienie cudzoziemca na stanowisku kierowcy zawodowego jest kilkuetapowym procesem, którego szczegóły zależą między innymi od obywatelstwa kandydata oraz charakteru planowanych przewozów. Oprócz zalegalizowania pobytu i pracy konieczne jest również posiadanie dokumentów potwierdzających uprawnienia do wykonywania zawodu kierowcy w Unii Europejskiej. Cudzoziemiec powinien posiadać aktualne i ważne dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, takie jak prawo jazdy, karta kierowcy, a w przypadku transportu międzynarodowego – świadectwo kierowcy. Co istotne, osoba przebywająca na terytorium Polski dłużej niż 185 dni w roku, zobowiązana jest do wymiany prawa jazdy na dokument polski.
Jednak jeśli kandydat pochodzi z kraju będącego stroną Konwencji wiedeńskiej o ruchu drogowym (np. Ukraina, Gruzja, Azerbejdżan) lub z państwa należącego do UE, lub Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), proces wymiany dokumentu jest formalnością, która nie wymaga ponownego zdawania egzaminu. W innych przypadkach – gdy kraj pochodzenia nie jest stroną konwencji – konieczne jest uzyskanie nowego polskiego prawa jazdy, co zwykle wiąże się z obowiązkiem zdania egzaminu teoretycznego.
Wymiana dokumentu odbywa się w Wydziale Komunikacji właściwym dla miejsca pobytu cudzoziemca. Należy przy tym pamiętać, że szczegółowe zasady wynikają często z umów bilateralnych zawartych przez Polskę z poszczególnymi państwami trzecimi, dlatego zalecamy każdorazowo zasięgnięcie aktualnych informacji w starostwie lub urzędzie wojewódzkim. Zachęcamy również do kontaktu z ekspertami OCRK, którzy pomogą Ci zachować zgodność z najnowszymi przepisami.
Czy prowadzenie działalności gospodarczej przez kierowcę można utożsamiać z typowym stosunkiem pracy? To błąd interpretacyjny, który może mieć poważne konsekwencje prawne i podatkowe. Choć samozatrudnienie bywa traktowane jako alternatywa dla umowy o pracę, w rzeczywistości jest to forma prowadzenia działalności gospodarczej, a nie stosunek pracy – co oznacza zupełnie inne obowiązki po stronie obu stron umowy, a także odrębne zasady rozliczeń, ubezpieczeń oraz inny zakres odpowiedzialności. Niepokojącym zjawiskiem pozostaje również nieuzasadnione przypisywanie samozatrudnionym kierowcom uprawnień zarezerwowanych wyłącznie dla pracowników etatowych.
Choć samozatrudnienie w transporcie postrzegane jest często jako uproszczona forma współpracy, nie zwalnia z obowiązków administracyjnych i dokumentacyjnych, które w praktyce mogą być równie wymagające, jak w przypadku klasycznych form współpracy.
Zgodnie z art. 26d ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, przedsiębiorca wykonujący osobiście przewozy drogowe na podstawie rozporządzenia (WE) nr 561/2006 zobowiązany jest do samodzielnego prowadzenia ewidencji czasu pracy. Dokumentacja ta powinna być oparta o dane z wykresówek lub karty kierowcy i przechowywana przez okres co najmniej dwóch lat.
W praktyce zaleca się, aby ewidencję czasu pracy prowadzili wyłącznie kierowcy, którzy wykonują przewozy na podstawie własnej licencji. W pozostałych przypadkach – zwłaszcza gdy samozatrudniony kierowca nie posiada licencji – bardziej uzasadnionym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji przez zleceniodawcę, co ułatwia późniejsze rozliczenia oraz zapewnia spójność z wymogami dotyczącymi płacy sektorowej.
Należy zaznaczyć, że obowiązek dokumentowania czasu pracy ma charakter powszechny i dotyczy wszystkich form świadczenia usług transportowych. Samozatrudnieni kierowcy podlegają pod przepisy dotyczące rozliczania wynagrodzenia za pracę za granicą, a także pod obowiązek zgłaszania delegowania w systemie IMI. Ponadto zgodnie z artykułem 26c omawianej ustawy, kierowcy wykonujący przewozy na podstawie umów cywilnoprawnych muszą respektować normy tygodniowego i średniotygodniowego czasu pracy.
W warunkach intensywnego tempa pracy w transporcie, elastyczne formy zatrudnienia zyskują na znaczeniu. Szczególnie w okresach wzmożonego zapotrzebowania – takich jak czasowe spiętrzenia zleceń czy sezon urlopowy, przedsiębiorcy coraz częściej sięgają po rozwiązania, które umożliwiają szybkie uzupełnienie braków kadrowych. Jednym z takich rozwiązań jest leasing pracowniczy. Choć bywa skutecznym narzędziem, również niesie za sobą ryzyka, o których trzeba pamiętać.
Leasing pracowniczy może przybierać formę współpracy pomiędzy dwiema firmami transportowymi, jednak powszechniejszą praktyką jest korzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. W takiej sytuacji to na agencji spoczywają wszelkie obowiązki wobec kierowcy Przewoźnik, który korzysta z usług oddelegowanego pracownika, rozlicza się z agencją na podstawie ustalonego wynagrodzenia za usługę.
Warto mieć jednak świadomość, że także i z tym rozwiązaniem wiąże się pewne ryzyko – to po stronie przewoźnika, do którego kierowca został oddelegowany, pozostaje odpowiedzialność za wszelkie uchybienia i błędy dotyczące stosowania przepisów socjalnych, używania tachografów czy naruszeń drogowych.
Przyjrzyjmy się, jak wygląda aktualny stan prawny. Obecnie, jeżeli umowa zlecenia stanowi fikcyjne zastępstwo dla stosunku pracy, pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł. Jednak konsekwencje takiej kwalifikacji sięgają znacznie dalej – obejmując obowiązek uznania wszystkich uprawnień pracowniczych, jak również konieczność uregulowania zaległości podatkowych i składkowych. Pracodawca może zatem zostać zobowiązany do wypłaty świadczeń należnych z tytułu umowy o pracę (np. urlopu, nadgodzin itp.), a także do uiszczenia wszystkich wymaganych składek ZUS.
W przestrzeni publicznej coraz wyraźniej wybrzmiewają zapowiedzi zmian w zakresie walki z fikcyjnym samozatrudnieniem. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje nowelizację ustawy o PIP, dążąc do wyposażenia inspektorów w nowe narzędzia umożliwiające skuteczne przeciwdziałanie nielegalnemu zastępowaniu umów o pracę umowami cywilnoprawnymi. Czego konkretnie można się spodziewać?
Planowana reforma zakłada, że w uzasadnionych przypadkach to inspektor PIP będzie uprawniony do wydania decyzji nakazującej zastąpienie umowy cywilnoprawnej umową o pracę. Tego rodzaju rozwiązanie stanowi realizację jednego z tzw. kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy (KPO) – i jak ocenia resort – wyraźnie przyspieszy działania związane z weryfikacją i ograniczaniem nadużyć w zakresie z tzw. fikcyjnego samozatrudnienia. Nadchodzące zmiany oznaczają większą ochronę pracownika oraz realne ryzyko dla przedsiębiorców, którzy decydują się na omijanie przepisów prawa pracy.
