Priveľa predpisov a málo času: Vyskúšajte náš nový nástroj na optimalizáciu pracovných úloh

Nie je to až tak dávno, čo si firmy pre chod kancelárií kupovali lepiace lístočky („post-it“) po kamiónoch. Všetci vám vnucovali myšlienku, že ak dostanete nejaký nápad, musíte si ho čo najrýchlejšie zapísať na tento malý farebný lístoček. A keď ste problém vyriešili, lístoček ste vyhodili. A keď ste vyriešili všetky zapísané úlohy, váš pracovný stôl bol znovu krásne čistý a na chvíľku ste si mohli užívať pokoj na duši.

Krásna predstava, však? Táto „papierová“ či „lístočková metóda“ môže fungovať doma, kde vám na nich partner pripomína, čo treba vybaviť a opraviť, ale ak ste manažérom dopravnej spoločnosti s veľkou flotilou s niekoľkými desiatkami vozov aj zamestnancov, začína pomaly zlyhávať.

Možno ste medzi časom prešli na modernejšiu metódu a všetky pracovné úlohy si zaznamenávate do počítača a do všemocného Excelu. Vďaka jeho šikovným vzorcom už takmer nepotrebujete na stole kalkulačku, a okrem toho nám bunku v Exceli na rozdiel od papierika žiadny kolega alebo upratovačka omylom nevyhodí do koša. Tým ale samozrejme nechceme povedať, že by sa dáta na počítači nedali omylom ľahko zmazať.

Práve naopak, náhodné vymazanie dôležitého súboru alebo dokonca strata väčšieho množstva dát, napríklad z dôvodu technickej závady, je jednou z najhorších nočných môr každého firemného manažéra. Áno, všetci vieme, že by sme si mali dáta v počítači aspoň raz za týždeň zálohovať. Ale ruku na srdce – kto má v tomto čisté svedomie? Ani my ho nemáme.

Používate na riadenie úloh niektorú z opísaných metód? Alebo máte svoju vlastnú? Či už s pracovnými úlohami bojujete za pomoci armády lepiacich lístočkov, súboru v počítači, alebo firemnej asistentky, určite vám po hravom zvládnutí práce ostáva veľa voľného času na súkromný život…. ;)

Že nie? Ostaňte chvíľu s nami a prečítajte článok do konca.

Efektívne riadenie vozového parku je kľúčom nielen pre dosiahnutie úspechu v podnikaní, ale tiež k tomu, aby vás práca bavila. Teraz sa teda spoločne pozrieme na dva najdôležitejšie prvky súvisiace s riadením firmy podnikajúcej v dopravnom odbore.

Otvoriť si firmu a začať podnikať je vždy riziko. Ale nielen to – ak máte vo firme väčší vozový park a zamestnancov, ako sú vodiči, dispečeri a administratívni pracovníci, môže vás akákoľvek chyba stáť naozaj veľa. Napokon sami viete, že bezpečnosť musí byť na prvom mieste. A bezpečnosť v zamestnaní má veľa stránok, či už nekompromisné dodržiavanie noriem a zákonov, pravidelné technické kontroly vozidiel, platby poistného, zdravotné prehliadky zamestnancov, daňové povinnosti alebo obnovovanie platnosti vodičských preukazov. Ťažko by sme hľadali iný odbor, ktorý je spojený s toľkými rizikami ako odbor dopravy. Ale toto všetko už dobre viete.

Všetky tieto riziká by ste mohli ako dopravcovia zvládať oveľa ľahšie, keby ste mali na prácu neobmedzené množstvo času. Všetci sme ale len ľudia a vieme teda, že sa rizikom úplne vyhnúť nedá. Môžete ich ale zredukovať na minimum. Efektívna alokácia času, plnenie termínov, včasné dokončovanie úloh a správne rozpoznávanie priorít – to sú tie správne zbrane na váš boj s časom.

Máte dosť šedivej teórie? Jasné, máte pravdu! Pozrime sa spolu, ako môžete potlačiť riziká a zorganizovať si čas pomocou jednoduchého nástroja od spoločnosti Eurowag.

V spoločnosti Eurowag sa snažíme potrebám zákazníkov nielen načúvať, ale tiež na ne reagovať konkrétnymi, jasnými činmi. Vytvorili sme preto riešenie, ktoré je odpoveďou na všetky vyššie opísané problémy.

Hovoríme o module údržby (Maintenance), ktorý je súčasťou nášho systému pre riadenie vozového parku. Je to transparentná tabuľka, ktorá vám na jednom mieste poskytuje prehľad všetkých úloh súvisiacich s vaším podnikaním. V module údržby si pritom môžete vytvoriť úlohy nielen k vozidlám a návesom, ale tiež k vodičom a k firme ako celku. Postup pri vytvorení úloh je veľmi intuitívny, rovnako ako ďalšia práca s nimi, a vy tak môžete veľmi efektívne naplánovať povinné technické kontroly, servisné prehliadky a tiež povinnosti spojené so zamestnávaním osôb a s podnikaním ako takým.

Vďaka modulu údržby („Maintenance“) vám nehrozí žiadna zbytočná pokuta: vytvoríte si tu úlohy s dokončením v určitý deň a systém vás o blížiacom sa termíne informuje pomocou e-mailu, alebo upozornenia vygenerovaného priamo v systéme EW Telematics. Je nám pritom jasné, že niektoré servisné úlohy sú viazané na opotrebenie vozidla a nie na konkrétny dátum. V module údržby ani toto nie je problém – v systéme si napríklad ľahko nastavíte k nákladnému vozu upozornenie, ktoré vám po prejazdení 30 či 60 000 kilometrov pripomenie výmenu oleja.

Ak potrebujete vykonávať podobnú údržbu pri väčšom počte vozidiel, nemusíte vytvárať príslušné úlohy jednotlivo. Úlohu môžete skopírovať jediným kliknutím a ušetríte si tak čas na dôležitejšiu prácu. Rovnako môžete vytvoriť jednu opakovanú úlohu pre povinnosti opakované raz ročne, ako je napríklad daňové priznanie. O zvyšok sa už postará systém sám.

Každá úloha je v prehľadnej tabuľke označená ako aktívna, s blížiacim sa termínom, alebo uplynulým termínom. Všetky ich potom môžete podľa dátumu termínu filtrovať. Ak určitú úlohu nesplníte včas, systém vám ju zvýrazní a ako správca vozového parku k nej dostanete upozornenie. Tabuľka vás tiež informuje o tom, ktorý pracovník úlohu splnil a či ju splnil v termíne.

Transparentnosť sa odzrkadľuje nielen v opísanej prehľadnej tabuľke, ale tiež napríklad v spôsobe práce s nákladmi. Môžete si tak vytvoriť zostavu s plánom údržby a predpoveďou či odhadom nákladov. Skrátka a dobre, modul údržby „Maintenance“ má všetko, čo dnešný dopravca pre správu úloh potrebuje na uľahčenie pracovného života. Na nejaké papieriky a excelové tabuľky si už ani nespomeniete!

Modul údržby MAINTENANCE v skratke:

Ak už patríte medzi spokojných používateľov systému EW Telematics, môžete si modul údržby „Maintenance“ vyskúšať ihneď: nájdete ho v systéme pod záložkou „Statistics“.

Alebo možno ešte váhate, ktoré telematické riešenie je pre vás to najlepšie. Ak u vás zvládanie úloh, administratívnej práce a sledovanie plánovanej údržby patrí k tým najťažším úlohám v podnikaní, bude pre vás naše riadenie vozového parku zrejme to pravé. Neváhajte a uľahčite si organizáciu času ešte dnes!