Za dużo zasad, za mało czasu: zoptymalizuj zarządzanie zadaniami za pomocą naszego nowego narzędzia

Jeszcze nie tak dawno temu karteczki samoprzylepne były kupowane w hurtowych ilościach do każdego biura. Powszechnie zalecano, aby w razie potrzeby zanotowania czegoś „na szybko”, od razu zapisywać każdy pomysł na niesławnych kwadracikach kolorowego papieru. Po rozwiązaniu problemu, papier mógł trafić do kosza. Po rozwiązaniu wszystkich zapisanych zadań, biurko znów jest czyste i można cieszyć się spokojem przez jakiś czas.

Doskonały scenariusz, prawda? „Metoda papierowa” może się sprawdzić, gdy Twój małżonek przydziela Ci zadania, które trzeba wykonać w domu, ale nie wtedy, gdy jesteś kierownikiem firmy transportowej z dużą flotą i dziesiątkami pracowników.

Być może przestawiłeś się na bardziej nowoczesną metodę, więc zarządzasz swoją wielozadaniowością za pomocą komputerowego edytora arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki poręcznym formułom możemy zminimalizować potrzebę korzystania z kalkulatorów, ale cieszymy się też tym, że w przeciwieństwie do papieru, komórka Excela nie zostanie przypadkowo wyrzucona do kosza przez kolegę lub ekipę sprzątającą. Oczywiście, nie oznacza to, że dane komputerowe trudno jest przez pomyłkę skasować.

Wręcz przeciwnie, to właśnie skasowanie całego pliku lub ewentualna utrata danych w wyniku problemów technicznych jest jedną z największych obaw osób zarządzających firmami. Owszem, jesteśmy świadomi, że przynajmniej raz w tygodniu powinniśmy tworzyć kopie zapasowe wszystkich danych komputerowych. Ale szczerze, czy znasz kogoś, kto to robi? My też nie.

Czy korzystasz z którejś z powyższych metod zarządzania zadaniami? A może masz swoje własne? Niezależnie od tego, czy zarządzasz swoją wielozadaniowością za pomocą dużej ilości papierkowej roboty, używasz komputera lub płacisz osobistym asystentom, mamy nadzieję, że masz mnóstwo czasu na swoje życie osobiste obok wielu zadań w pracy.

Jeśli nie, to przeczytaj ten artykuł do końca.

Skuteczne zarządzanie flotą jest kluczem nie tylko do osiągnięcia sukcesu w biznesie, ale także do czerpania przyjemności z pracy. W poniższych akapitach skupimy się na dwóch centralnych elementach związanych z zarządzaniem firmą zorientowaną na transport.

Rozpoczęcie każdego biznesu wiąże się z ryzykiem. To może być prawdą, ale jeśli prowadzisz flotę i masz wielu pracowników – niezależnie od tego, czy są to kierowcy, dyspozytorzy czy pracownicy administracyjni, każdy błąd może Cię słono kosztować. Wiesz przecież, że bezpieczeństwo musi być zawsze na pierwszym miejscu. Bezpieczeństwo w branży przybiera wiele form – bezkompromisowe przestrzeganie przepisów, regularne kontrole pojazdów, opłacanie ubezpieczeń, kontrole stanu zdrowia pracowników, przestrzeganie przepisów podatkowych i odnawianie licencji kierowców. Trudno byłoby znaleźć sektor, który wiąże się z tak wieloma zagrożeniami jak sektor transportowy. Ale to wszystko już wiesz.

Z powyższymi wyzwaniami dotyczącymi ryzyka można by sobie poradzić znacznie łatwiej, gdyby przewoźnik miał nieograniczony czas na wykonywanie swojego zawodu. Jesteś jednak tylko człowiekiem, więc wiesz, że ryzyka nie da się uniknąć. Można je jednak zminimalizować. Efektywna alokacja czasu, dotrzymywanie terminów, terminowe wykonywanie zadań i prawidłowe określanie priorytetów to właściwa broń, którą można walczyć z czasem.

Za dużo teorii? Masz rację! Pokażemy Ci, jak możesz teraz zmniejszyć ryzyko i zorganizować swój czas za pomocą prostego narzędzia firmy Eurowag.

W Eurowag zawsze staramy się nie tylko słuchać, ale także odpowiadać konkretnymi działaniami na prośby naszych klientów. Dlatego opracowaliśmy rozwiązanie, które jest odpowiedzią na wszystkie wymienione wyżej problemy.

Mowa o module Utrzymanie Ruchu, który jest częścią naszego systemu Fleet Management. Jest to jedna przejrzysta tabela, która oferuje wgląd we wszystkie zadania związane z działalnością transportową w jednym miejscu. Dzięki Modułowi Utrzymania Ruchu możesz tworzyć zadania nie tylko dla swoich pojazdów i naczep, ale także dla swoich kierowców i swojej firmy. Intuicyjny proces tworzenia tych zadań i późniejszej pracy z nimi sprawi, że będziesz mógł efektywnie planować obowiązkowe przeglądy, interwencje serwisowe czy wypełniać obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników i prowadzeniem firmy w ogóle.

Dzięki usłudze Utrzymanie Ruchu nie zostaniesz zaskoczony niepotrzebnymi karami, ponieważ tworzysz zadania z konkretnym terminem realizacji, a system informuje Cię o zbliżającym się terminie za pomocą wiadomości e-mail lub alarmu generowanego w EW Telematics. Mamy świadomość, że niektóre zadania serwisowe powinny być powiązane ze zużyciem pojazdu, a nie z konkretną datą. W przypadku modułu Utrzymanie Ruchu nie stanowi to problemu. Wystarczy ustawić system tak, aby informował np. o wymianie oleju po przejechaniu przez ciężarówkę 10.000 kilometrów.

Jeśli Twoja flota wymaga podobnych zadań dla wielu pojazdów, nie ma potrzeby, aby umieszczać je za każdym razem na liście. Powielanie zadań jednym kliknięciem pozwoli Ci zaoszczędzić sporo czasu na ważniejszych zadaniach niż wielokrotne kopiowanie tego samego tekstu. Jeśli są to zadania regularne, takie jak sprawy podatkowe, które trzeba wykonywać co roku, wystarczy utworzyć jedno zadanie i ustawić je jako powtarzalne. System zajmie się resztą za Ciebie.

Wszystkie zadania są oznaczone jako aktywne, z terminem realizacji wkrótce lub jako zaległe, w przejrzystej tabeli i można filtrować te zadania według ich terminu realizacji. Jeśli zadania nie zostaną wykonane na czas, będą wyraźnie widoczne, a menedżerowie floty otrzymają dla nich przypomnienia. Tabela będzie również informować, kto wykonał zadanie i czy zostało ono wykonane w terminie.

Przejrzystość przejawia się tu nie tylko w wygodnej tabeli, ale widać ją również w obsłudze kosztów. Można również tworzyć raporty prognostyczne dotyczące planowanych przeglądów i ich przewidywanych kosztów. Po prostu moduł Utrzymanie Ruchu zawiera wszystko, czego mógłby sobie życzyć nowoczesny przewoźnik, aby wielozadaniowość w biznesie była jak najłatwiejsza. Możesz być pewien, że nie będziesz już pamiętał o papierach i arkuszach kalkulacyjnych!

Moduł UTRZYMANIE RUCHU w skrócie:

Jeśli jesteś już jednym z naszych zadowolonych użytkowników EW Telematics, możesz już teraz wypróbować moduł Utrzymanie Ruchu. Znajdziesz go bezpośrednio w swoim systemie w zakładce „Statystyki”.

A może nie jesteś pewien, które rozwiązanie telematyczne jest dla Ciebie najlepsze. Jeśli uważasz, że wielozadaniowość, zarządzanie dokumentacją lub utrzymanie się na szczycie zaplanowanego utrzymania ruchu to jedne z najtrudniejszych aspektów prowadzenia działalności, Fleet Management może być dla Ciebie idealnym rozwiązaniem. Nie zwlekaj więc i już dziś zacznij lepiej organizować swój czas!